Mitä eroa on virtuaalitapahtumalla, hybriditapahtumalla ja webinaarilla?

Virtuaalitapahtumien tärkeimmät termit

Vuosi 2020 ja koronaviruspanemia (COVID-19) mullisti tapahtuma-alaa, ja fyysisten kohtaamisen sijaan erilaisista virtuaalitapahtumitapahtumista tuli uusi normaali. Virtuaalitapahtumat ovat monelle täysin uusi asia, ja sen vuoksi niiden järjestäminen voi tuntua aluksi haastavalta. Virtuaalitapahtumaa järjestäessä on kuitenkin hyvä olla tietoinen alan sanastosta, ja tämä blogiteksti käsitteleekin yleisten asioiden lisäksi tärkeimmät termit liittyen virtuaalitapahtumiin.

Entä mitä eroa on virtuaalitapahtumalla, hybriditapahtumalla ja webinaarilla? Virtuaalitapahtuma on täysin verkossa järjestettävä tapahtuma, joka voi toteutukseltaan olla pieni tai suuri, ilmainen tai maksullinen. Virtuaalitapahtumia voi järjestää kevyesti esimerkiksi Zoomissa tai isommalla toteutuksella virtuaalitapahtuma-alustalla. Yhteistä virtuaalitapahtumissa on se, että osallistujat ovat vuorovaikutuksessa keskenään.

Hybriditapahtuma on taas livetapahtuman sekä virtuaalitapahtuman yhdistelmä. Hybriditapahtuman osallistujat voivat osallistua tapahtumaan paikan päällä tai virtuaalisesti. Webinaari on virtuaalisesti järjestettävä tapahtuma ja sen osallistujat näkevät webinaarin ohjelman reaaliajassa. Webinaarista voidaan tehdä myös tallenne, joten siihen voi palata myös myöhemmin. Webinaarissa ei välttämättä ole mahdollisuutta vuorovaikutukseen muiden osallistujien kanssa.

 

Virtuaalitapahtuma-alusta

Virtuaalitapahtuma-alustoja on olemassa paljon erilaisia – niin suurille kuin pienille toteutuksille. Virtuaalitapahtuma-alusta on se paikka, jossa itse tapahtuma on. Siellä on tapahtuman sisältö, lähetys, sekä osallistujat. Esimerkkejä virtuaalitapahtuma-alustoista ovat esimerkiksi: Liveton oma alusta, Zoom ja Microsoft Teams. Alusta tulee valita tapahtuman luonteen mukaan, joten valinnassa tulee huomioida, millainen on tapahtuman sisältö ja mitä sillä halutaan saada aikaan. Virtuaalitapahtuma-alusta voi koostua seuraavista osioista:

Aula on paikka, johon asiakas saapuu ensimmäisenä. Aulassa toivotetaan asiakas tervetulleeksi tapahtumaan.

Stream eli suoratoisto on nimensä mukaisesti suorana toistettava lähetys. Striimi on virtuaalitapahtumassa se lähetys, joka näytetään osallistujille. Virtuaalitapahtumassa voi olla useampi lava, jossa jokaisessa on oma stream. Stream voi olla reeaaliaikainen eli livestream, joka tarkoittaa tässä hetkessä tapahtuvaa: eli katsojat näkevät streamin lähetyksen kautta lähetyksessä tapahtuvat asiat samaan aikaan, kuin ne myös oikeasti tapahtuvat. Stream on yhdensuuntainen eli lähetystä lähetetään vain yhteen suuntaan, esimerkiksi katsojille. Teknisellä toteutuksella tarkoitetaan yleensä ulkopuolelta ostettua palvelua, joka vastaa tapahtuman teknisestä kalustosta ja henkilökunnasta. Tekniseen toteutukseen kuuluu esimerkiksi kameroista, valoista, mikistä ja itse livelähetyksestä huolehtiminen. Lisää vinkkejä tekniseen toteutukseen löydät täältä. (https://blog.liveto.io/blog/muistilista-virtuaalitapahtuman-kuvaustekniikkaan)

Virtuaaliständi tai kumppanihuone on virtuaalitapahtuma-alustalle luotu piste, missä osallistuja voi vierailla. Virtuaaliständillä voi olla esimerkiksi tietoa tekstin tai videon muodossa. Virtuaaliständillä voi olla myös esimerkiksi sen järjestäjä “pitämässä” ständiä, eli vastaamassa ständillä vierailevien kysymyksiin, vaikka chatin avulla.Virtuaalitapahtumaan on mahdollista myydä kumppanuuspaketteja, ja niiden sisältö voi vaihdella riippuen siitä mitä kumppaneille halutaan tarjota. Kumppanuuspaketti voi pitää sisällään esimerkiksi tietyn määrän tekstiä, videoita ja logoja, jotka upotetaan virtuaalitapahtuma-alustaan tuomaan näkyvyyttä ja asiakkaita kumppanille – näin tapahtumajärjestäjä voi myös rahoittaa virtuaalitapahtumaa.

Sessioilla on useita eri nimityksiä, mutta yhteistä niillä on se, että alustalla voi keskustella niin, että osallistujilla on kamera ja mikrofoni päällä. Sessioita voi hyödyntää muun muassa erilaisiin workshoppeihin. Sessioissa on kahdensuuntainen videoyhteys eli yhteys on molempiin suuntiin.

Chatin avulla virtuaalitapahtumassa virtuaalitapahtuma-alustalla voi keskustella muiden osallistujien ja tapahtumajärjestäjien kanssa. Chatissa viestitään kirjoittamalla ja sitä voi hyödyntää esimerkiksi kysymyksiin ja vastauksiin tai osallistujien ohjeistamiseen.Virtuaalitapahtumalla on hyvä olla yksi tai useampi moderaattori tai moderoija. Moderoija voi valvoa tapahtumaa sekä sen sujuvuutta ja esimerkiksi poistaa virtuaalitapahtuman chatista asiattomia viestejä.

Poll tarkoittaa taas virtuaalitapahtumaan luotuja “kyselyitä”. Kysymykset voivat liittyä esimerkiksi tapahtuman ohjelmaan ja niitä on mahdollista ajastaa esiin tiettyyn kellonaikaan. Osallistujat voivat vastata kysymyksiin kätevästi poistumatta alustalta ja tapahtuman päätyttyä järjestäjät saavat dataa vastauksista.

Q&A tarkoittaa taas enneminkin kysymyksiä ja vastauksia. Tämä voisi virtuaalitapahtumassa tarkoittaa esimerkiksi tapahtumien osallistujien laittamia kysymyksiä chattiin, joihin tapahtuman puhuja tai vaikkapa juontaja sitten vastaisi suorassa lähetyksessä.

Virtuaalitapahtuma-alustalla tärkeä asia on osallistujakokemus. Osallistujakokemus pitää sisällään kaikki ne hetket, kun osallistujaan ollaan kontaktissa, eli kontaktipisteet. Kontaktipisteiden kokonaisuudesta muodostuu osallistujakokemus, joka voi olla positiivinen tai negatiivinen. Kokemus täytyykin suunnitella asiakkaan näkökulmasta, sillä onnistunut osallistujakokemus on yhtä tärkeä virtuaalitapahtumassa, kuin myös livetapahtumassa.

Tapahtuman ollessa virtuaalinen ja fyysisen kohtaamisen puuttuessa osallistujakokemukseen vaikuttaa olennaisesti se, kuinka osallistujat voivat olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa – nämä ominaisuudet kannattaa tarkistaa siis alustaa valittaessa. Myös kävijöiden osallistaminen on tärkeä osa kokemusta. Osallistamisella tarkoitetaan tapahtumaan osallistuvien henkilöiden ottamista “mukaan” tapahtuman ohjelmaan. Tätä voidaan toteuttaa esimerkiksi keskustelulla chatissa tai kameran välityksellä. Vinkkejä osallistamiseen löydät lisää esimerkiksi täältä.

Virtuaalitapahtuma-alustoilta on mahdollista saada myös erilaista kävijädataa, jonka myötä osallistujakokemusta voidaan kehittää. Kävijädata on kerättyä dataa virtuaalitapahtumaan osallistuneista henkilöistä ja tämä voi kertoa esimerkiksi sen, kuinka moni henkilö on vieraillut esimerkiksi aulassa, kumppanihuoneessa ja streamissa. Osallistujaprosentti tarkoittaa sitä määrää, kuinka moni tapahtumaan kutsutuista tai ilmoittautuneista saapuu lopulta tapahtumaan paikalle. Näitä voidaan hyödyntää tapahtuman jälkeen, kun analysoidaan tapahtuman onnistumista.

 

Muita virtuaalitapahtuman käsitteitä

Virtuaalitapahtuma on laaja käsite, ja siihen liittyy monia eri kulmia. Seuraavat käsitteet ovat hyvä ymmärtää virtuaalitapahtumaa järjestäessä:

  • Green Screen: Green Screenin avulla voit luoda virtuaalitapahtuman lähetyksen taustalle mitä haluat! Vihreän kankaan ja Green Screen tekniikan avulla voit luoda esiintyjän/puhujan taakse millaisen taustan vain. Tämä tekniikka on monelle tuttua esimerkiksi elokuvamaailmasta.
  • Saavutettavuus: Saavutettavuus tarkoittaa digiympäristön esteettömyyttä. Se siis tarkoittaa sitä, miten/onko sisältö saavutettavissa esimerkiksi eri apuvälineillä. Virtuaalitapahtumassa saavutettavuus voisi tarkoittaa sitä, pääseekö siihen osallistumaan apuvälinettä käyttämällä.
  • VR: VR, eli “Virtual Reality”, tarkoittaa virtuaalitodellisuutta. VR on hyvin aidolta tuntuva kokemus, jossa osallistuja voi päästä seikkailemaan esimerkiksi VR–lasien avulla toiseen “ulottuvuuteen”.
  • AR: AR, eli “Augmented Reality”, tarkoittaa kehitettyä versiota todellisesta maailmasta, joka toteutetaan erilaisten digitaalisten elementtien avulla.

Tämän blogitekstin on toteuttanut Liveto Group Oy 

Sanaston voit ottaa haltuun myös lukemalla tai katsomalla alla olevan videon.

 

Virtuaalisuudesta kestävää kasvua tapahtuma-alalle hanke 15.2.2021-31.1.2022. Hankkeen tuloksena syntyy ostajan ja myyjän checklist virtuaali- ja hybriditapahtumien suunnittelun avuksi. Rahoitus Etelä-Pohjanmaan Liitto (AKKE).

Heräsikö kiinnostuksesi?

Ota yhteyttä: Jenniina Palmu puh. 040 779 8809 jenniina.palmu(at)intoseinajoki.fi

Hankkeesta Tavoitteena on löytää tapahtumatuotantoalan muuttuneessa toimintaympäristössä alueen tapahtuma-alalle virtuaalisuudesta uutta kasvua. Tarkoituksena on vahvistaa alueellisia verkostoja, tiivistää yhteistyötä eri tapahtuma-alan toimijoiden kesken ja löytää uusia kumppanuuksia. Tavoitteena on myös lisätä toimijoiden osaamista virtuaali- ja hybriditapahtumien järjestämisessä. Hankkeen avulla pyritään madaltamaan kynnystä järjestää tapahtumia virtuaalisesti ja tarjoamaan virtuaalisuudesta lisäosaa livetapahtumalle.

Hankeaika: 15.2.2021-31.1.2022 Rahoitus: Alueiden kestävän kasvun ja elinvoiman tukeminen (AKKE) Lisätietoja: Jenniina Palmu, 040 779 8809