Checklist

Virtuaalitapahtuman järjestäjä, muista ainakin nämä.

Checklist

Virtuaalitapahtuman järjestäjä, muista ainakin nämä.

Oletko järjestämässä virtuaali- tai hybriditapahtumaa?

Virtuaali- ja hybriditapahtumien järjestämisessä on omat lainalaisuutensa, jotka eroavat perinteisten livetapahtumien järjestämisestä. Työtä on usein tuplamäärä, kun tilaisuudessa hyödynnetään sekä fyysisiä tiloja että virtuaalisia tapahtuma-alustoja. Usein käsipareja ja osaamista tarvitaan enemmän.

Olemme keränneet alla oleviin checklisteihin sellaisia asioita, joita niin tapahtumajärjestäjän, tiloja myyvän tahon kuin tekniikkatoimijankin tulisi huomioida virtuaali- ja hybriditapahtumia järjestettäessä. Nämä kolme tahoa muodostavat onnistuneen tapahtuman tärkeän kolminaisuuden, jossa tiedon kulun tulee sujua jouhevasti kaikkien osapuolen kesken.

  1. Tapahtumajärjestäjän checklist – muista ainakin nämä
  2. Tiloja myyvän checklist – muista kertoa ja kysyä asiakkaalta ainkain nämä
  3. Tekniikkatoimijan checklist – tarkista asiakkaalta ainakin nämä

Huomioithan, että checklisteissä keskistytään nimenomaan virtuaali- ja hybriditapahtumien kannalta oleellisiin asioihin. Yleisiä tapahtuman järjestämiseen liittyviä oppaita löytyy netistä pilvin pimein, tässä yksi hyvä esimerkki avuksi. 

 

Checklistiä on koottu yhteistyössä eri toimijoiden kanssa läpi koko hankkeen ja niistä kiteytettiin tärkeimmät kohdat suhteellisin lyhyiksi listoiksi. Jokainen voi itse täydentää listoja halutessaan. Toivomme, että listat toimivat hyvänä ja helpottavana  työkaluna virtuaali- ja hybriditapahtumia järjestettäessä.

Hyviä kokous- ja tapahtumatiloja virtuaali- ja hybriditapahtumiin Seinäjoen seudulta löytyy osoitteesta www.seinajokicongress.fi
Alueemme tapahtumatekniikkatoimijoita olemme listanneet samalla sivulle, jonka löydät täältä.
Hybridi- ja virtuaalitapahtumien tärkeimmät käsitteet taas on saatavilla niin sanaston kuin videonkin muodossa.

 

Checklist on osa Virtuaalisuudesta kestävää kasvua tapahtuma-alalle hanketta. Hankkeen (15.2.2021-31.3.2022.). Rahoitus Etelä-Pohjanmaan Liitto (AKKE).

Lisätietoja:

Palmu Jenniina
Seinäjoen myynti kokouskaupunkina, yritysten kontaktointi Seinäjoella