Miten tapahtumat muutetaan virtuaalisiksi lähes yhdessä yössä?
Prima Powerin Seinäjoen Roveksessa toimiva ohutlevyntyöstökoneiden suunnittelu- ja kokoonpanotehdas on italialaisen Prima Industrie -konsernin ainut tehdas Pohjois-Euroopassa. Muut tehtaat sijaitsevat Italiassa, USA:ssa ja Kiinassa. Suomessa ja Seinäjoella tehdään suuri osa Prima Powerin nimellä myytävistä ohutlevyntyöstökoneista ja automaatiolaitteista ja yli 90% valmistettavista tuotteista menee vientiin. Miten tämä yhtälö sitten toimii tilanteessa, kun koronan takia matkustus on pannassa, rajat osittain jopa kiinni ja asiakkaat ympäri maailmaa?
Vielä helmikuussa 2020 Seinäjoen tehtaan näyttelytiloissa järjestettiin Combi-teknologiapäivät ja suomalaisia osallistujia oli toista sataa. Maaliskuun puolivälissä tulikin sitten täysi stoppi. Prima Power reagoi korona-tilanteeseen globaalisti hyvinkin nopeasti ja jo toukokuussa 2020 oli perustettu Prima@Home-nettisivusto virtuaalitapahtumia ja etädemoja varten ja 14. toukokuuta järjestettiin Seinäjoen tehtaalta koko konsernin ensimmäinen virtuaalitapahtuma aiheenaan Prima Power Systems.
Mitä tuon kahden kuukauden aikana, jota vielä osaltaan hankaloitti etätyöskentely, sitten tapahtui? Koska ensimmäisen virtuaalitapahtuman aiheena oli järjestelmät, aktivoituivat erityisesti järjestelmämyynti sekä tuotepäälliköt tapahtuman toteuttamisessa. Alettiin miettiä, miten virtuaalitapahtuma käytännössä toteutettaisiin ja mitä sisältöä siinä tarjottaisiin.
Ensin kartoitettiin, millä järjestelmillä etätapahtumia yleensä teknisesti toteutetaan ja muutaman vaihtoehdon joukosta Gotowebinar valikoitui meille sopivaksi ohjelmistoksi. Sitten tarvittiin vielä toteutukseen sopivaa kalustoa, millä kuvaa ja ääntä saataisiin tallennettua laadukkaasti. Koska Prima Powerilla ajateltiin heti, että poikkeusajasta tulisi pitkä, päätettiin investoida omaan kalustoon (kameroita, mikkejä, ohjaussoftaa) sen sijaan, että olisi ostettu palvelut talon ulkopuolelta. Hyviä palveluntarjoajia toki olisi ollut lähelläkin tarjolla, mutta meille ominaiseen tyyliin päätettiin ”teherä itte”. Tämä on mahdollistanut myös sen, että pystymme nopeallakin aikataululla toteuttamaan erilaisia etädemonstraatioita ympäri maailman. Osaavaa henkilöstöä virtuaalitapahtumien toteuttamiseen löytyi omasta porukasta – tai ainakin siitä kouliutui sellaista matkan varrella 🙂 – ja tapahtuman suunnittelua lähdettiin viemään eteenpäin suurella fokuksella, koska se oli näköpiirissä ainut tapa tavoittaa asiakkaat ympäri maailman.
Ensimmäinen tapahtuma järjestettiin lähes täysin livenä, mikä vaatikin todella tarkkaa käsikirjoitusta, ohjausta ja ajoitusta, jotta tapahtuma eteni suunnitellulla tavalla. Tapahtumaa vielä kuvattiin kahdesta paikasta, kokoustilasta ja näyttelytiloista, mikä asetti omat haasteensa tekniselle toteutukselle. Tapahtuma onnistui hyvin ja kommelluksilta vältyttiin, joskin sen jälkeen ymmärrettiin, että virtuaalitapahtuman ei tarvitse olla (ainakaan aivan kokonaan) suora lähetys, vaan joitakin osioita voidaan nauhoittaa etukäteen.
Tuon toukokuun ensimmäisen virtuaalitapahtuman jälkeen järjestettiin syksyn aikana kerran kuukaudessa virtuaalitapahtuma eri teknologiaan tai teollisuudenalaan keskittyen, joten hommassa alettiin olla jo melkoisia konkareita. Vuoden 2021 puolella on järjestetty mm. uuden 2D-laserkoneen virtuaalinen lanseeraustapahtuma, joka pyöräytettiin eetteriin saman päivän aikana neljään otteeseen neljällä eri kielellä seitsemän eri maan osallistujille. Siinä vaadittiin jo melkoista koordinaatiota, jotta tapahtuman kieliversiot ja kaikenlainen viestintä niihin liittyen osui kohdilleen.
Erillisten virtuaalitapahtumien lisäksi järjestämme viikoittain etädemoja yksittäisille asiakkaille ympäri maailmaa.
Kaiken kaikkiaan virtuaalitapahtumista voi sanoa, että ne toimivat loistavasti silloin, kun paikan päälle on mahdotonta tai hankalaa saapua, etäisyydet ovat pitkiä ja tietoa uusista tuotteista ja teknologiasta halutaan kuitenkin jakaa ja saada. Se täytyy kuitenkin muistaa, että vaikka puhutaan virtuaalisesta tapahtumasta eikä tapahtumajärjestelyjä paikan päällä tarvita, vaatii digitapahtuma kuitenkin muuten kaikki samat valmistelut kuin perinteinenkin tapahtuma: suunnittelu, aikataulutus, kutsuprosessi, itse tapahtuman toteutus ja jälkitoimenpiteet. Virtuaalitapahtuman kohdalla näiden lisäksi vielä kuvaukset ja editointityötä sekä erittäin tarkka käsikirjoitus.
Prima Powerilla tullaan järjestämään erilaisia virtuaalitapahtumia vielä pitkään, vaikka koronatilanne onkin rauhoittumaan päin. Ja varmasti tulevaisuudessa erilaiset hybridiversiot tapahtumista yleistyvät. Kannustammekin yrityksiä ainakin kokeilemaan virtuaalitapahtumaa. Toteutustapoja ja -kanavia on useita ja apua eri vaiheisiin on varmasti saatavilla.
Prima Powerin virtuaalitapahtumiin on ilmoittautunut vuoden aikana (toukokuu 2020 – toukokuu 2021) useita tuhansia henkilöitä yli 40 eri maasta. Osallistumisprosentti tapahtumissa on ollut keskimäärin 65%.
Piia Pajuvirta
Markkinointipäällikkö
Finn-Power Oy / Prima Power
Tietoa yrityksestä: www.primapower.com/fi/ www.primaathome.com
Blogikirjoitus on osa Virtuaalisuudesta kestävää kasvua tapahtuma-alalle hanketta ja se on kirjoitettu tapahtumajärjestäjän näkökulmasta. Hankkeen (15.2.2021-31.1.2022.) tuloksena syntyy ostajan ja myyjän checklist virtuaali- ja hybriditapahtumien suunnittelun avuksi. Rahoitus Etelä-Pohjanmaan Liitto (AKKE).