Taide- ja Kulttuurikeskus Kalevan Navetan toisessa kerroksessa sijaitsee monitoimi- ja venuetila Hugo-Sali, jossa toimin tilatuottajana. Vaikka talo on avattu vasta viime vuonna ja sali varusteltu ammattitason ääni- ja valo- sekä videokalustolla, koronan myötä digiloikka on ollut väistämätön ja Hugo-salinkin tekniset elementit täytyi vauhdilla päivittää ajan tarpeisiin. Ennen kaikkea salin käyttäjien ja tilatuottajan täytyi kyllästää itsensä tiedolla ja taidolla, jossa uusia teknologioita hyödynnetään.
Hybridituotannosta haasteellisen tekee se, että osallistujia ja puhujia on sekä paikan päällä, että etänä. Kaikkein haastavinta mm. teamsin kautta järjestettävässä tapaamisessa on, että kaikki kuulevat toisiaan oikea-aikaisesti ja ongelmitta. Tapaamista täytyy olla helppo seurata etänä ja paikalla ja, että osallistuminen esim. keskusteluun on tasapuolista. Tila itsessään aiheuttaa haasteita korkeuden ja kovien pintojen takia, joten puheäänentoistojärjestelmää on käytettävä salissa kuuluvuuden takaamiseksi. Siitä seuraakin lumipalloefektin lailla kaikenlaisia haasteita äänen suhteen. Monissa tapahtumatiloissa painitaankin varmasti kyseisen haasteen kanssa, niitä ei ole tehty tv-studioiksi.
Tapahtumatilan täytyy toimia tasalaatuisesti sekä paikalla olevalle, että etänä olevalle yleisölle. Tasapainoilu on haaste. Viekö monikameratuotannossa kamerat liikaa tilaa asiakaspaikoilta? Ovatko ne näkyvyyden esteenä? Toisaalta aiheutuuko yleisöstä ja tilan muista äänistä häiriöääniä lähetykseen?
Jotta tilan teknisiltä vastoinkäymisiltä vältyttäisiin, Hugo-salissa päätettiin järjestää kaksi testistriimauspäivää tekniikantoimittajien ja tilassa toimivan henkilökunnan kesken.
Hugo-salin testipäivissä rakennettiin olosuhteet mahdollisimman haastavaan hybriditapahtumaan. Se sisälsi mm. musiikkia livenä ja nauhalta, puhujia etänä ja paikalla, osallistujia paikalla ja etänä. Testipäivissä testailtiin äänentoiston toimivuutta tilassa ja lähetyksessä, säädettiin valaistusta optimaaliseksi kameroille kuitenkin niin, että tilassa säilyy tunnelma. Nettiyhteyttä on testattu useaan kertaan ja se on kokemuksen mukaan riittänyt striimaukseen hyvin. Lisäksi kiinnitettiin huomiota kuva- ja äänitarkkailun sijaintiin tilassa. Mikä on paras paikka sijoittaa tarkkailu niin, ettei työskentely siellä ole liian haasteellista tai salissa olevat eivät häiriinny. Hyvin käytännön läheisesti käytiin myös läpi mm. salissa johdotukset lattioilla ja muut yleisön turvallisuuteen vaikuttavat asiat, kun tekniikkaa kasataan ympäriinsä.
Näiden testipäivien aikana mentiin myös konkreettisesti läpi vaihe vaiheelta miten hybriditapahtuma rakentuu Hugo-saliin. Siitä syntyi myös yhteisesti sovittuja sääntöjä mitä pyritään noudattaa tilassa kuten: Setup on hyvä olla valmiina mieluiten edellisenä päivänä (kamerat, mikit, näytöt, johdot, lavasteet, tuolit, pöydät ja valot) ja että tekniset resurssit on oltava täysin valmiina viimeistään 30 minuuttia ennen tapahtumaa.
Hugo-salin tekniset toiminnot ovat siis hyvin hallussa salin tekniikkatoimittajilla ja vaikka tilaisuuden järjestäjän eli asiakkaan vastuulle jää itse tilaisuuden käsikirjoittaminen, tähänkin on apua ja vinkkejä tarjolla. Hyvänä vinkkinä voisin antaa myös sen, että tarkista ensimmäisenä oma laitteisto, jota aiot tapahtumassa käyttää. Tarkista konkreettisesti, että läppärisi juttelee talon laitteiden kanssa, että nettiyhteys pelaa ja että tietokoneen asetukset ovat sinulle tuttuja. Näytönsäästäjät ja päivitykset juuri pahimmalla hetkellä eivät ole kovinkaan harvinaisia. Vaikka ne ovat teknisesti pienimpiä juttuja, lähetyksessä ne ovat isoin ongelma.
Kaikkein tärkeimpänä hybriditapahtuman järjestämisessä pidän etukäteisvalmisteluita, tapahtuman käsikirjoitusta ja kenraaliharjoitusta. Käsikirjoitus on hyvä käydä läpi ajoissa tekniikasta vastaavan tahon kanssa ja Hugo-salissakin suositellaan pitämään tilaisuuden kenraaliharjoitus. Silloin käydään tilaisuuden käsikirjoitus vaihe kerrallaan läpi kuten varsinaisessakin tilaisuudessa. Puhutaan mikkiin, testataan yhteys, testataan kuuluvuus ja näkyvyys lavalla, mietitään siirtymiset lavalle ja pois sekä henkilökunnan keskinäinen kommunikointi H-hetkellä. Hybriditapahtuman järjestelyihin on hyvä varata enemmän aikaa ja huomioida se myös tilaa varattaessa.
Sanna Alasaari
tilatuottaja Hugo-Sali
Seinäjoen kulttuuripalvelut
Blogikirjoitus on osa Virtuaalisuudesta kestävää kasvua tapahtuma-alalle hanketta ja se on kirjoitettu tapahtumajärjestäjän näkökulmasta. Hankkeen (15.2.2021-31.1.2022.) tuloksena syntyy ostajan ja myyjän checklist virtuaali- ja hybriditapahtumien suunnittelun avuksi. Rahoitus Etelä-Pohjanmaan Liitto (AKKE).