Toteutimme alkuvuodesta yhdessä eteläpohjalaisten yritysten kanssa vienninedistämismatkat Ruotsiin ja Norjaan. Järjestäjäporukalla reissujen oppeja pohtiessamme totesimme taas vanhan viisauden ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty!” pitävän täysin paikkansa. Kokosimmekin oheen muutaman pointin erityisesti matkojen etukäteisvalmistelun tueksi:
1. Käy läpi yrityksenne tuote-/palveluvalikoima ja valitse matkalle mukaan tarjoama, joka muodostaa selkeän markkinoitavan (ja ostettavan) kokonaisuuden. Päivitä tarvittaessa tarjoamaan liittyvät nettisivut, some, esitteet ja muut markkinointimateriaalit.
2. Määrittele, millaisia kontakteja tavoittelet valituille tuotteille/palveluille (lopullisia ostajia vai myynnin kumppaneita). Mieti myös, mitä asioita arvostat näissä kontakteissa (liikevaihto, sijainti, omat tuotteet/palvelut, muut edustukset, kasvunäkymät, asiakkuudet, alueellinen vaikuttavuus jne.). Myyntikumppaneiden osalta pohdi myös ominaisuuksia, jotka vahvistavat yrityksenne brändiä ja imagoa.
3. Etsi kontakteja käyttämällä apuna kohdemaan yritysrekistereitä, toimialayhdistysten jäsenluetteloita, messuluetteloita ym. Hyödynnä myös Business Finlandin ja Suomen suurlähetystöjen paikalliset toimistot sekä tarvittaessa myös kansainvälistymiskonsultit. LinkedIn on erinomainen ja kustannustehokas väline etsittäessä tarkan ammattinimikkeen omaavia kontakteja (sisäänostajat, arkkitehdit jne.).
4. Tutki löytyisikö tapaamisten järjestämiseen valmiita tilaisuuksia, kuten messut, markkinat, ammattilaisten konferenssit ja koulutukset, toimialaverkostojen tapaamiset jne. Tarvittaessa järjestä itse kutsuvierastilaisuus tai buukkaa tapaamiset suoraan yritysten tiloihin. Pidä aikataulu ja sisältö napakkana, jotta kynnys hyväksyä kutsu tai ottaa vierailijoita vastaan on mahdollisimman matala. Jos buukkaat useamman erillisen tapaamisen, varaa riittävästi aikaa siirtymiin.
5. Mikäli lähetät ensimmäisen kutsun/tapaamispyynnön sähköpostilla, kirjepostilla tai LinkedInillä, varaa aikaa myös suoriin puhelinkontaktointeihin noin viikko kutsun lähettämisen jälkeen. Kutsuvierastilaisuuksiin kannattaa tavoitella tuplamäärää ilmoittautumisia suhteessa haluttuun tapaamismäärään, sillä kansainvälisesti “no-show” -prosentit ovat yllättävän korkeita.
6. Tutustu tavattaviin tahoihin ja heidän toimintatapaansa sekä nykyisiin kumppaneihin huolellisesti etukäteen (nettisivut, some-kanavat, uutistiedotteet, media jne.). Laadi valmiiksi lukuisa määrä kevyitä ”small-talk”-aiheita sekä yksityiskohtaisempia ammattikysymyksiä.
7. Harjoittele sujuvat yritys- ja tuote-esittelyt joko kohdemaan kielellä tai englanniksi. Räätälöi esityksiä tarvittaessa tapaamiskohtaisesti. Älä keskity teknisiin yksityiskohtiin, vaan korosta ratkaisua ja lisäarvoa, jonka tuotteenne/palvelunne tarjoaa. Kutsuvierastilaisuuksissa voi käyttää myös erillistä juontajaa, joka huolehtii keskustelun aktiivisuudesta.
8. Tee tapaamisista huolelliset muistiinpanot ja pyri sopimaan kaikkien tavattujen henkilöiden kanssa jokin jatkotoimenpide. Varaa kalenterista riittävästi työaikaa heti tapaamisten jälkeen ja vastaa sovittuihin toimenpiteisiin. Etukäteen valmisteltu infopaketti täydennettynä esille nousseilla asioilla nopeuttaa vastaamista.
9. Mikäli sovittuja jatkotoimenpiteitä ei ole, kiitä kuitenkin kaikkia tapaamiasi tahoja henkilökohtaisella viestillä. Voit myös lähestyä alkuperäisen kutsun hylänneitä tahoja kertomalla yleisellä tasolla toteutuneiden tapaamisten annista ja mainitsemalla toiveesta tavata heidät seuraavalla kerralla, kun olette maassa.
10. Seuraa tapaamisille asetettujen tavoitteiden toteutumista ja pidä luodut kontaktit elossa myös jatkossakin, vaikka varsinaista kauppaa ei heti syntyisikään.
Antoisaa vientikevättä toivottaen,
Marja Vainionpää, puh. 040 531 7208
Mukana tiimissä myös Pauliina Hautamäki ja Marko Luoma.
Testing PopUp -concept in Nordic markets -hanketta on rahoittanut Etelä-Pohjanmaan liitto (Alueelliset innovaatiot ja kokeilut).