BLOGI: Vastuullisuus ja saavutettavuus virtuaalitapahtumissa

Ei niin huonoa, ettei jotain hyvää. Tapahtuma-alaa rankalla kädellä kurittanut pandemia pitää meitä vielä hetken pihtiotteessaan, kunnes pääsemme taas kohtaamaan asiakkaitamme, kumppaneitamme ja toisiamme vapautuneesti. Legendaarista Vuoristoneuvos Tuuraa lainatakseni: Voi sitä ilon ja onnen päivää.

Live-tapahtumille on – tämän parivuotisen sosiaalisen eristyksen jälkeen – patoutunut tarve, joka tulee purkautumaan ennen kokemattomalla tapahtumatulvalla. Se on inhimillistä ja ymmärrettävää. Meillä on sisäänrakennettu tarve kohdata ja nyt jos koskaan kohtaamisella on arvonsa. Kysynnän purkautuminen lyhyellä aikajänteellä tulee antamaan kaivatun kick-startin useimmille tapahtuma-alan toimijoille, mutta mitä sen jälkeen?

Viime reilun vuoden aikana olemme oppineet enemmän kuin koskaan ennen. Pakko on ollut paras motivaattori. Virtuaalialustasta on tullut työkenttämme ja olemme kehittyneet viestien välityksessä, vuorovaikutuksessa ja niin kovin monessa muussa onnistuneen virtuaalitapahtuman elementissä aivan uudelle tasolle. Oppimalla tuottamaan vaikuttavia virtuaalitapahtumia emme ole enää niin haavoittuvia kuin ennen. Osaamme ajatella alustariippumattomasti ja se on siunaus meille kaikille.

Virtuaalitapahtumista on tullut todella nopeasti laadukas ja vaikuttava väline yritysten ja yhteisöjen markkinointiviestinnässä. Nyt pohdimme asiakkaidemme kanssa päivittäin, mikä on virtuaalitapahtumien rooli tulevaisuudessa. Miten niiden avulla tehostetaan yritysten markkinointiviestintää ja saavutetaan tavoitteita entistäkin paremmin?

Voimme olla varmoja siitä, että virtuaalisuus ei ole väliaikaista, se on tullut jäädäkseen. Siinä missä kasvokkain kohtaamisille tulee aina olemaan paikkansa, tulevat myös virtuaaliratkaisut jäämään merkittäväksi osaksi elämäämme niin työelämässä kuin yksityisinä kuluttajinakin.

Toimijat, jotka pystyvät tarjoamaan asiakkaille palveluita alustariippumattomasti, livenä, virtuaalisesti tai niitä hybridimallilla yhdistäen ovat tulevaisuuden menestyjiä tapahtumatuotannon pelikentällä, mutta oma paikkansa on myös niillä, jotka vievät virtuaalisen toteutustavan seuraavalle tasolle ja keskittyvät kehittämään monimuotoisia tuotteita ja palveluita sekä toteutustapoja sen ympärille.

 

Miksi virtuaalitapahtumat sitten ottavat oman paikkansa paletissa?

Virtuaalisen toteutustavan edut ovat selkeät tapahtumissa, joiden tavoitteiden saavuttamisessa vuorovaikutuksen ja fyysisen kokemuksen merkitys ei korostu. Näitä tapahtumia on paljon: Koulutuksia, tuote-esittelyjä, julkistuksia ja monia muita. Oikeissa paikoissa, oikein käytettynä, virtuaalinen toteutustapa on ylivertainen. Virtuaalitapahtumat ovat tehokas väline tavoittaa laajoja kohderyhmiä ja välittää toivottu viesti tehokkaasti, tiiviissä paketissa. Hyvin käsikirjoitettu sisältö ja dynaaminen lähetys pitävät katsojat otteessaan ja osallistavat elementit tekevät katsojasta osan lähetystä. Vaikuttava virtuaalilähetys vaatii ennakkoon vähintään yhtä paljon suunnittelua ja valmistelua kuin vastaava live-tapahtuma, mutta tehokkuus syntyy itse tuotannosta, joka yleensä vaatii yleensä kevyemmät rakenteet, resurssit ja investoinnit kuin Live-tapahtuma.

Virtuaalitapahtumien erinomaisuus piilee saavutettavuudessa. Hektinen elämänrytmimme ja vapaa-ajan arvostuksen kasvu puoltavat intensiivisiä, kestoltaan lyhyempiä kohtaamisia. Verkkoyhteyksien kattavuus tekee osallistumisesta helppoa lähes mistä päin maailmaa tahansa. Tämä antaa mahdollisuuden tavoittaa yhä laajempia ja monipaikkaisempia yleisöjä ja tarjota heille vaikuttavia sisältöjä tehokkaasti, heidän ajankäyttöään arvostaen.

Saavutettavuuden osalta on hyvä tiedostaa televisiosta tuttu trendi. Lineaarinen katselu vähenee jatkuvasti ja sisältöä kulutetaan ”on demand”-periaatteella. Sama koskee virtuaalitapahtumia. Saavutettavuudessa on tärkeä muistaa, että osa kohderyhmästä haluaa kokea sisällön itselleen sopivampana aikana. Tämä tulee huomioida tapahtuman osioiden tallenteina ja muina tapahtuman elementtien toteuttamisena aikariippumattomasti.

Saavutettavuus on osa kokonaisvaltaista vastuullista tapahtumatuotantoa. Varsinkin yleisötilaisuuksien virtuaaliversioissa on syytä huomioida myös muut saavuttavuuteen liittyvät asiat kuten tekstitys, helppokäyttöisyys ja selkeys. Lisää infoa näistä löytyy esimerkiksi osoitteesta: https://www.saavutettavuusvaatimukset.fi/.

Vastuullisuus on tulevaisuuden tapahtumatuotannon kulmakivi, eikä virtuaalisuus tee siinä poikkeusta. Virtuaalitapahtuma on monessa tapauksessa vastuullinen valinta, etenkin ympäristövastuun näkökulmasta. Pääsääntöisesti virtuaalinen toteutustapa on ekologisesti kestävämpi kuin live-tapahtuma: Matkustaminen vähenee, resurssikäyttö pienenee, ruokahävikkiä ei synny jne. Nämä kaikki asiat ovat tärkeitä arvovalintoja tapahtumia järjestäville yrityksille, tapahtumien osallistujille, meidän asiakkaillemme. Niiden tulee olla toiminnan peruspilareita myös meille. Jatkossa vaikuttavuuden ja kestävyyden tasapainon tuleekin olla keskeisin peruste vastuullisen tapahtumatuottajan valitessa tapahtuman toteutustapaa ja alustaa asiakkaalleen.

Vastuullisuus on myös paljon muuta kuin vihreät valinnat, eikä virtuaalisuus vapauta meitä siitä.  Yleisön (tieto)turvallisuus, tietosuoja ja datan hallinta korvaavat järjestysmiehet, mutta periaate on sama. Vastuullinen tapahtuma on aina osallistujalleen ja henkilökunnalleen turvallinen. Vastuullisuus ulottuu vahvasti myös tapahtuman sisältöön. Miten ja missä virtuaalinen sisältö on tuotettu, onko tekijänoikeuksia kunnioitettu, millaisia esiintyjiä tapahtumassa on ja millaista materiaalia siellä esitetään. Vastuullinen virtuaalitapahtuman tuottaja huomioi muun muassa nämä seikat jo suunnitteluvaiheessa eikä hyväksy oikoteitä onneen.

Missä se kasvu sitten piilee?

Tapahtumien monimuotoistuessa syntyy tarvetta uudenlaiselle osaamiselle läpi tapahtumakentän. Asiakkaat ovat valmiita investoimaan vaikuttavan sisällön lisäksi monimuotoisuuteen, vastuulliseen ja kestävään tapaan tehdä tapahtumia sekä saavutettavuuteen. Nämä yhdessä teknologian ja datan sekä yhteisöllisyyden kanssa tulevat olemaan alan suurimmat trendit seuraavat vuodet. Palveluntuottajana minä pohdin päivittäin, millaisia uusia tuotteita ja palveluita voimme näiden ympärille kehittää.

Virtuaaliset tapahtumat tai live-tapahtumien virtuaaliset laajennukset tarjoavat aivan uusia kasvumahdollisuuksia toimijoille, jotka aiemmin jäivät live-tapahtumissa takariviin. Syntyy varmasti mielenkiintoisia uusia toimijoita, jotka tuottavat suuremmille tapahtumataloille live-tapahtumien virtuaaliosioita saavutettavasti ja kestävästi, tarjoten yhdenvertaista katsojakokemusta etäyleisölle taidokkaalla virtuaalitoteutuksella, joka yhdistyy saumattomasti live-tuotantoon. Näin tapahtumajärjestäjä voi laajentaa tapahtumansa vaikutusta ja myös ansaintaa live-tapahtumaa huomattavasti laajemmille kohderyhmille.

Koska ihmisten kohtaamisilla ja yhteisöllisyydellä on iso rooli tapahtuman vaikuttavuuden synnyssä, yleistyvät myös paikallistapahtumat osana isompia tapahtumia. Nämä satelliitit keräävät paikallisesti aiheesta kiinnostuneet ihmiset seuraamaan virtuaalisesti esim. kansainvälistä konferenssia tai vaikka festivaalikeikkaa. Näin saadaan tuotettua suuria kokonaisuuksia kestävästi, mahdollistaen kuitenkin ihmisten väliset kohtaamiset ja kanssakäymisen. Nämä satelliitit yhdistyvät jatkossa aktiiviseksi osaksi päätapahtumaa, muodostaen tapahtumien sateenvarjon, missä kaikki tapahtumat ovat yhteydessä toisiinsa. Uskon, että tämä formaatti tulee olemaan useiden globaalien tapahtumien malli tulevaisuudessa. Tässä visiossa piilee hurjaa kasvupotentiaalia meille suomalaisille tapahtumatoimijoille. Vuori ei enää jatkossa tule meidän luoksemme, mutta voisimmeko olla se paikka, mistä saman intohimon omaavat paikalliset ihmiset viedään aina virtuaalisesti vuoren luo ja annetaan heidän kokea ainutkertainen hetki yhdessä.

Nämä kaksi esimerkkiä kuvastavat, kuinka virtuaalisuus luo uusia kasvumahdollisuuksia tapahtuma-alalle. Eivätkä mahdollisuudet jää kahteen. Niitä on jo nyt lukemattomasti ja uusia syntyy jatkuvasti. Vanhan liiton live-tapahtumapersoonana koen pitkästä aikaa lapsenomaista intoa, kun ajattelen miten huikeita juttuja virtuaalisuus yhdistettynä perinteisen tapahtuman ainutkertaisiin vahvuuksiin voi tuoda tullessaan niin sisällöllisestii kuin kaupallisestikin.

 

 

Mikko Noronen
Head of Planning & Business Development
Factornova
Tietoa yrityksestä: www.factornova.fi

 

Blogikirjoitus on osa Virtuaalisuudesta kestävää kasvua tapahtuma-alalle hanketta ja se on kirjoitettu tapahtumajärjestäjän näkökulmasta. Hankkeen (15.2.2021-31.1.2022.) tuloksena syntyy ostajan ja myyjän checklist virtuaali- ja hybriditapahtumien suunnittelun avuksi. Rahoitus Etelä-Pohjanmaan Liitto (AKKE).

Jaa artikkeli sosiaalisessa mediassa