Mitä olemme oppineet virtuaali- ja hybriditapahtumista vuonna 2021?

Keväällä 2020 koronan myötä tehtiin melkoisen nopea loikka perinteisistä livetapahtumista virtuaalisiin tapahtumiin ja webinaareihin. Vuoteen 2021 siirryttäessä hybriditapahtumat ja sitä mukaa myös tapahtumien vaatimustaso on kasvanut ja kysyntä erityisesti osaaville teknisille toteuttajille on lisääntynyt.

Into Seinäjoen toteuttamassa Virtuaalisuudesta kestävää kasvua tapahtuma-alalle -hankkeessa onkin vuoden 2021 aikana kuultu ja opittu paljon erilaisista tavoista järjestää virtuaali- ja hybriditapahtumia. Hankkeen tilaisuuksia on myös toteutettu useilla eri tavoilla. On testattu esimerkiksi:

• yksinkertaisia Teams-työpajoja. Näissä vuorovaikutus osallistujien ja puhujien kesken on mahdollista niin chatin välityksellä kuin kameran ja mikrofonin kautta. Tilaisuuden toteutus on edullista ja helppoa, tyyli sopii erinomaisesti juuri pieniin tilaisuuksiin, joissa kaikki ovat etänä ja tarkoituksena on esitysten lisäksi verkostoitua ja jutella.
• kevyttä hybriditilaisuutta, jossa hyödynnettiin kokoustilatoimijan omaa tekniikkaa ja alustana Teamsia. Puhujia oli sekä etänä että livenä, samoin osallistujia. Tällainen toteutus sopiikin erinomaisesti infotilaisuuksiin, joissa kysymyksiä voidaan esittää etänä, niin ääneen kuin chatin kautta, mutta myös liveyleisö voi osallistua keskusteluun. Verkostoitumista tapahtuu kuitenkin lähinnä liveyleisön kesken.
• vähän vaativampaa hybriditoteutusta. Edelleen tilaisuus on streamattu Teamsiin, mutta kunnon kameralla etäyleisöä varten. Puhujat ovat livenä ja kuulijat sekä paikan päällä, että etänä. Kameran avulla voidaan näyttää etäyleisölle myös paikan päällä olevaa yleisöä, tällä saadaan vähän erilainen tuntuma tilaisuuteen kuin sillä, että tuijotettaisiin vain puhujaa koko tilaisuuden ajan. Chatin ylläpito ja etäyleisön huomioiminen ovat tärkeässä roolissa, eikä sitä saa unohtaa.
• täysin virtuaalista tapahtumaa tilaisuutta varten hankitulla virtuaalitapahtuma-alustalla niin, että sekä osallistujat että puhujat olivat kaikki etäyhteyden päässä ja kommunikointi tehtiin pelkän chatin välityksellä. Tässä tapauksessa virtuaalitapahtuma-alustassa oli niin sanottu ”back office”, jossa me puhujat kommunikoimme toistemme kanssa ja olimme valmiudessa nousemaan lavalle. Toteutus vaatii jo hieman enemmän ja suosittelenkin kääntymään ammattilaisten puoleen tällaisessa tapauksessa.
• kovan luokan hybriditapahtumaa kunnon teknisellä kalustolla virtuaalitapahtuma-alustalle streamattuna. Tila on kuitenkin rakennettu ja somistettu niin, että sekä etä- että liveyleisö on huomioitu. Muista aktivoida niin etäyleisöä kuin livenä paikan päällä oleviakin erilaisten pollien ja tehtävien kera. Olisittepa nähneet tämän noin kahden tunnin pituisen tapahtuman ajolistan! Ei ehkä ihan sekunnilleen mietitty, mutta ainakin minuutilleen. Ja näin se pitää mennäkin. Hyvällä suunnittelulla ja testauksella tuotetaan laadukas tapahtuma.

Tapahtumamuotojen kirjo on laaja, mieti siis tarkkaan, millainen muoto sopii parhaiten juuri teidän tarpeisiinne ja tavoitteisiinne. Erilaisten virtuaalitapahtuma-alustojen ominaisuuksiin voit tutustua täällä.

Kun järjestät virtuaali- tai hybriditapahtumaa, muista ainakin nämä:

• Panosta tekniikkaan. Hyvä tekninen toteutus on kaiken a ja o. Listauksen paikallisista tekniikkatoimijoista pääset tästä.
• Ota tilaisuuden järjestelyihin mukaan tarpeeksi ihmisiä. Pienemmissäkin virtuaali- ja hybriditapahtumissa tarvitaan enemmän apukäsiä kuin perinteisessä livetapahtumassa. Kuka ottaa vieraat vastaan livenä? Entä etänä? Kuka moderoi chattia? Kuka toimii tilaisuuden juontajana, entä kuka seuraa streamiä yleisön näkökulmasta katsottuna? Monta liikkuvaa osaa huomioitavana.
• Mieti puheenvuorojen pituutta sekä yleisöä aktivoivia tehtäviä. Etänä oleva yleisö ei jaksa kuunnella yhteen soittoon yhtä pitkiä puheenvuoroja kuin paikan päällä oleva yleisö. Ota ohjelmaan mukaan yleisöä aktivoivia kysymyksiä tai tehtäviä tasaisin väliajoin. Vinkki: näihin on kiva osallistua myös liveyleisöstä käsin.
• Tilaa varatessa on monta asiaa, jotka tulee huomioida. Onhan tekniikan kasaus, purku ja testaus huomioitu tilavarauksen kestossa? Onhan tila tarpeeksi suuri osallistujille, puhujalle jätettävälle ”lavalle” sekä tekniikalle? Mihin tekniikka varastoi säilytyslaatikot tapahtuman ajaksi? Voidaanko jotain tilan omaa tekniikkaa hyödyntää ja millainen nettiyhteys tilasta löytyy? Seinäjoen alueen kokouspalvelutoimijoita löydät esimeriksi täältä.
• Testaa, testaa ja vielä kerran testaa. Harjoitteluvedon avulla varmistetaan, että kaikki toimii ja oikeast ihmiset ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Jos et vielä ole tutustunut hankkeen sivuihin osoitteessa www.intoseinajoki.fi/virtuaalisuudesta-kasvua niin tee se nyt ja nappaa itsellesi talteen materiaalit.

Toivotaan vuodesta 2022 tätä vuotta parempaa ja monipuolisempaa tapahtumavuotta!

Lisätietoja: Jenniina Palmu, Into Seinäjoki, puh. 040 779 8809,  jenniina.palmu@intoseinajoki.fi

Virtuaalisuudesta kestävää kasvua tapahtuma-alalle hanke 15.2.2021-31.1.2022. Hankkeen tuloksena syntyy ostajan ja myyjän checklist virtuaali- ja hybriditapahtumien suunnittelun avuksi. Rahoitus Etelä-Pohjanmaan Liitto (AKKE)